~Side By Side~　人にやさしいITノウハウ

このあいだ、友人と仕事の話になって、責任ある仕事を任されたんだが、どうも順調ではなく大変だと。下からと上司からの板ばさみ、、というような話になりました。中間管理職ってそうですね。そうなります。
今日はそんな私の経験からのお話です。
その中でも、上司への報告の仕方。いつものITの話とそれますが。


上司の報告の仕方。中間管理職になると定期的に上司に報告するという仕事が増えてきます。というより、それが仕事の大半になってしまうことも多いと思います。これ結構苦手意識がある方多いのではないでしょうか？
わたしも以前、苦手な上司がいて、いつも会議の場で報告すると、予期しない突っ込みや指摘を受けて、いつもタジタジで毎回会議の前になると”どよーん”とした気持ちになりました。。

これ報告の仕方にコツがあります。ひとつだけ。
"一人称"で話すこと。「"わたし"の話」をすることです。

具体例を挙げて説明しますと、
「今月の売り上げ目標達成は難しい状況になっているようです。」
とか
「今のところ、順調という報告を受けています。」
のようなものが一番ダメです。

これだと"三人称"というか、「他人事の話」ですね。上司は報告者（"わたし"）の話を聞いているのです。
大体、言葉尻がこういう風になると、報告を受けた上司は、「え、よく分かんないんだけど。」っていろいろ突っ込みたい欲がウズウズしてくるようです。

自分が逆の立場として、そういう言い回しされるとどうですか？
きっと上司と同じようにこう思うはず。
「”報告ではそうなっていて”ってことは、実態はどうなんだ。いいのか悪いのか？何か対処が必要なのかどうなのか？？？」いろいろ勘ぐってしまうというか、回りくどい報告の先にあるのが何か突き止めようとしてしまうのです。

それで、だんだん報告するほうがしどろもどろになると、余計に上司はイライラするわけです。
こうなると上司は報告の内容よりも報告の粗探しになってしまい会議の時間がもったいないです。
最悪、「お前わかってないから、現場のやつから話し聞いたほうがいいな」となっちゃいます。。
はい。そんな経験何度もあります。。

上の例で言い換えると、
「今月の売り上げ目標達成は難しい状況になっているようです。」
↓
「今月の売り上げ目標達成は難しいです。」

とか、

「今のところ、順調という報告を受けています。」
↓
「今は順調です。」

こんな感じです。あくまでも主体は”わたし”。一人称です。
まあ、書くと簡単です。シンプル。こうやって書くだけなら簡単なんです。

シンプルな言い回しをすると、意外とすんなり納得してもらえます。
悪い報告内容でも、へんに回りくどく言うよりも、悪い状況であることを伝えれば、上司から具体的なアドバイスや対策とかを取り付けられることができるでしょう。
というか、そういう報告の場は、課題を明確にして共有するということが一番の目的。
でも、上司に苦手意識が出ちゃうと、会議の場が、「波風立てずに早く終わってほしい場」になってしまうんですよね。

文字に書くとなんか簡単そうですが、悪い言い回し例をしてしまう方は、ちょっと慣れるまで時間かかると思います。意外とシンプルな言い回しほど、勇気がいる。。
慣れないうちは意味のない言葉で取り繕うとしてしまいがちですが、徐々に慣れてくると思います。
言葉尻はシンプルに！
※もちろん、報告する材料をきちんとそろえているという前提が大事ですよ。

この方法、上司からの指示を部下や同僚に伝えるときも同じ。上司からの指示とはいえ、一人称で伝えた方が、受け取る側もすんなり受け止めやすいです。
上司と部下だけでなく、ほかの場面にも応用できると思います。お客様とのコミュニケーションとか。
もしこういうことで悩んでいる方がいれば、ちょっと自分の言い回しに気をつけてみるといいと思いますよ。
あと、よく上司に突っ込まれている人の言い回し、いつもスムーズに会議をこなす人の言い回し、とかそれぞれ客観的に注意深く聞いてみてみるといいかも。

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